Digitaalinen käyntikortti on helppo ottaa käyttöön. Yrityksen työntekijälle voidaan tehdä kortti, jonka tietoja hän tai yrityksen pääkäyttäjä voi päivittää tarpeen mukaan. Nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot pysyvät ajan tasalla ilman uusia painettuja kortteja.
Kun palvelu toimii näin helposti, harvemmin tulee ajatelleeksi sitä, mitä tapahtuu tietojen taustalla: missä ne säilytetään, kuka niitä käsittelee ja mitä niille tapahtuu, jos palvelu joskus päättyy.
Nämä eivät ole turhia kysymyksiä, sillä digitaaliseen käyntikorttiin tallennetaan henkilötietoja. GDPR asettaa henkilötietojen käsittelylle vaatimuksia muun muassa läpinäkyvyydestä, käyttötarkoituksesta, säilytysajasta ja turvallisuudesta.
Tietojen hallinta ei ole sama asia kuin datan hallinta
Kun käyttäjä pystyy kirjautumaan palveluun ja muokkaamaan oman käyntikorttinsa tietoja, hän hallitsee kortin sisältöä. Se ei kuitenkaan vielä kerro, mitä tiedoille tapahtuu palvelun taustalla.
Siksi kannattaa selvittää myös palvelun tekninen ja tietosuojallinen kokonaisuus. Pelkkä ”voin itse hallita tietojani” ei vielä kerro, kuka tietoja käsittelee tai missä ne todella säilytetään.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella, eikä se automaattisesti tarkoita, että palvelu olisi GDPR:n vastainen. EU:n säännökset mahdollistavat siirrot EU:n ulkopuolelle tietyin ehdoin ja asianmukaisin suojatoimin. Olennaista on tietää, mitä palveluntarjoaja tekee ja millä perusteella.
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Digitaalisen palvelun taustalla voi olla useita yrityksiä, vaikka asiakkaalle näkyy vain yksi palvelu ja yksi nimi. Tietokanta voi olla yhden yrityksen alustalla, verkkopalvelu toisen ja esimerkiksi maksaminen tai analytiikka kolmannen kautta. Näillä puolestaan voi olla omia alihankkijoitaan.
Tämä ei itsessään tarkoita, että tietoja käsiteltäisiin väärin. Palveluntarjoajan pitää kuitenkin huolehtia käsittelystä asianmukaisesti ja kertoa siitä olennaiset asiat: mitä tietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen, kuinka pitkään ja kenelle niitä voidaan luovuttaa.
Käytetäänkö tietoja muuhun kuin palvelun tuottamiseen?
Se, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja, ei tarkoita, että se myisi niitä eteenpäin. Tietoja voidaan silti käsitellä myös tekniseen ylläpitoon, analytiikkaan, palvelun kehittämiseen tai markkinointiin. Tämä pätee sekä ilmaisiin että maksullisiin palveluihin. Maksu ei automaattisesti tarkoita, ettei käyttödataa kerättäisi tai analysoitaisi.
Mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään?
GDPR:n yksi keskeinen periaate on käyttötarkoituksen rajoittaminen. Henkilötietoja ei pitäisi kerätä tai käyttää epämääräisesti ”kaikkeen mahdolliseen”, vaan käsittelylle pitää olla määritelty tarkoitus.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytysaika jää helposti taka-alalle palvelua hankittaessa. Kannattaa selvittää, mitä henkilötiedoille tapahtuu esimerkiksi silloin, kun työntekijä poistuu palvelusta tai yritys lopettaa koko palvelun käytön. Poistetaanko tiedot, kuinka nopeasti, ja miten mahdolliset varmuuskopiot käsitellään?
GDPR:n säilytyksen rajoittamisen periaatteen mukaan henkilötietoja ei pitäisi säilyttää pidempään kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten niitä käsitellään
Entä jos palveluun tulee ongelma?
Tietosuoja ei ole ainoa asia, jota kannattaa ajatella. Yrityksen digitaalisen käyntikortin pitäisi toimia myös silloin, kun sitä tarvitaan. Jos työntekijä tapaa asiakkaan ja jakaa käyntikorttinsa, palvelun pitäisi olla käytettävissä ilman turhia katkoksia.
Myös palveluntarjoajan jatkuvuudella on merkitystä. Kuka palvelua ylläpitää, miten ongelmatilanteissa toimitaan, ja mitä tapahtuu, jos palveluntarjoaja lopettaa palvelun? Digitaalista palvelua ei kannata arvioida vain sen perusteella, mitä sillä voi tehdä tänään. Myös pitkäaikainen luotettavuus on osa ostopäätöstä.
Mitä kannattaa kysyä ennen digitaalisen palvelun hankkimista?
Ennen palvelun käyttöönottoa yrityksen kannattaa selvittää ainakin nämä asiat:
- Missä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään?
- Ketkä ovat palvelun alikäsittelijöitä?
- Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle, ja millä perusteella?
- Mitä tietoja palvelu kerää ja mihin niitä käytetään?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään?
- Miten tietojen suojaaminen on järjestetty?
- Mitä tiedoille tapahtuu palvelun käytön päättyessä?
- Kuka palvelusta vastaa ja miten ongelmatilanteissa saa apua?
Näihin kysymyksiin ei tarvitse saada monimutkaista teknistä vastausta. Hyvä palveluntarjoaja pystyy kertomaan olennaiset asiat selkeästi ja ymmärrettävästi.
Entä DIGICARD?
Näihin kysymyksiin kannattaa löytää selkeä vastaus jo ennen hankintaa. Siksi kerromme avoimesti, miten me hoidamme asian. DIGICARDissa digitaalisten käyntikorttien sisältämät tiedot säilytetään Suomessa ja Saksassa. Näin tiedät, missä yrityksesi digitaalisten käyntikorttien tiedot säilytetään.
Tietoja käsittelevät ainoastaan oma tiimimme sekä järjestelmän kehityksestä vastaava yhteistyökumppanimme. Emme ulkoista käsittelyä useille eri toimijoille, joten myös alikäsittelijöiden ketju pysyy lyhyenä ja helposti hahmotettavana.
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin palvelu on käytössä. Kun työntekijä lopettaa yrityksessä, hänen tietonsa poistetaan. Ylläpito, tietojen käsittely ja poisto kuuluvat kokonaisuudessaan vuosimaksuun eivätkä siten jää kenenkään yksittäisen työntekijän vastuulle. Tämä tuo palveluun lisäturvaa: tietojen käsittely tapahtuu aina samalla, standardoidulla tavalla, eikä yksittäisen työntekijän inhimillisiä käsittelyvirheitä pääse syntymään.
Tietoturvasta huolehditaan ISO 27001 -sertifioiduissa konesaleissa, ja palvelun taustalla on kattava kybervakuutus mahdollisten poikkeustilanteiden varalta.
Meille läpinäkyvyys tarkoittaa sitä, että asiakkaan pitää pystyä ymmärtämään, mitä palvelu tekee ja miten sitä ylläpidetään ilman, että asioita tarvitsee kaivaa esiin teknisestä dokumentaatiosta tai arvailla eri palveluiden käyttötarkoituksia.
DIGICARD on palvelu, jonka avulla yritys voi hallita työntekijöidensä digitaalisia käyntikortteja helposti. Samalla pidämme huolen siitä, että palvelun taustalla olevat ratkaisut ovat luotettavia ja yrityksen tiedot käsitellään asianmukaisesti.
Digitaalista palvelua hankittaessa kannattaa siis katsoa muutakin kuin hintaa, ulkonäköä ja ominaisuuksia. Yksi hyvä kysymys kannattaa esittää aina: missä yritykseni tiedot säilytetään ja kuka niitä käsittelee?
Kun tähän kysymykseen saa selkeän vastauksen, on myös helpompi tehdä perusteltu päätös.
Digitaalinen käyntikortti on helppo ottaa käyttöön. Yrityksen työntekijälle voidaan tehdä kortti, jonka tietoja hän tai yrityksen pääkäyttäjä voi päivittää tarpeen mukaan. Nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot pysyvät ajan tasalla ilman uusia painettuja kortteja.
Kun palvelu toimii näin helposti, harvemmin tulee ajatelleeksi sitä, mitä tapahtuu tietojen taustalla: missä ne säilytetään, kuka niitä käsittelee ja mitä niille tapahtuu, jos palvelu joskus päättyy.
Nämä eivät ole turhia kysymyksiä, sillä digitaaliseen käyntikorttiin tallennetaan henkilötietoja. GDPR asettaa henkilötietojen käsittelylle vaatimuksia muun muassa läpinäkyvyydestä, käyttötarkoituksesta, säilytysajasta ja turvallisuudesta.
Tietojen hallinta ei ole sama asia kuin datan hallinta
Kun käyttäjä pystyy kirjautumaan palveluun ja muokkaamaan oman käyntikorttinsa tietoja, hän hallitsee kortin sisältöä. Se ei kuitenkaan vielä kerro, mitä tiedoille tapahtuu palvelun taustalla.
Siksi kannattaa selvittää myös palvelun tekninen ja tietosuojallinen kokonaisuus. Pelkkä ”voin itse hallita tietojani” ei vielä kerro, kuka tietoja käsittelee tai missä ne todella säilytetään.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU:n ulkopuolella, eikä se automaattisesti tarkoita, että palvelu olisi GDPR:n vastainen. EU:n säännökset mahdollistavat siirrot EU:n ulkopuolelle tietyin ehdoin ja asianmukaisin suojatoimin. Olennaista on tietää, mitä palveluntarjoaja tekee ja millä perusteella.
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Digitaalisen palvelun taustalla voi olla useita yrityksiä, vaikka asiakkaalle näkyy vain yksi palvelu ja yksi nimi. Tietokanta voi olla yhden yrityksen alustalla, verkkopalvelu toisen ja esimerkiksi maksaminen tai analytiikka kolmannen kautta. Näillä puolestaan voi olla omia alihankkijoitaan.
Tämä ei itsessään tarkoita, että tietoja käsiteltäisiin väärin. Palveluntarjoajan pitää kuitenkin huolehtia käsittelystä asianmukaisesti ja kertoa siitä olennaiset asiat: mitä tietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen, kuinka pitkään ja kenelle niitä voidaan luovuttaa.
Käytetäänkö tietoja muuhun kuin palvelun tuottamiseen?
Se, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja, ei tarkoita, että se myisi niitä eteenpäin. Tietoja voidaan silti käsitellä myös tekniseen ylläpitoon, analytiikkaan, palvelun kehittämiseen tai markkinointiin. Tämä pätee sekä ilmaisiin että maksullisiin palveluihin. Maksu ei automaattisesti tarkoita, ettei käyttödataa kerättäisi tai analysoitaisi.
Mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään?
GDPR:n yksi keskeinen periaate on käyttötarkoituksen rajoittaminen. Henkilötietoja ei pitäisi kerätä tai käyttää epämääräisesti ”kaikkeen mahdolliseen”, vaan käsittelylle pitää olla määritelty tarkoitus.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Säilytysaika jää helposti taka-alalle palvelua hankittaessa. Kannattaa selvittää, mitä henkilötiedoille tapahtuu esimerkiksi silloin, kun työntekijä poistuu palvelusta tai yritys lopettaa koko palvelun käytön. Poistetaanko tiedot, kuinka nopeasti, ja miten mahdolliset varmuuskopiot käsitellään?
GDPR:n säilytyksen rajoittamisen periaatteen mukaan henkilötietoja ei pitäisi säilyttää pidempään kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten niitä käsitellään
Entä jos palveluun tulee ongelma?
Tietosuoja ei ole ainoa asia, jota kannattaa ajatella. Yrityksen digitaalisen käyntikortin pitäisi toimia myös silloin, kun sitä tarvitaan. Jos työntekijä tapaa asiakkaan ja jakaa käyntikorttinsa, palvelun pitäisi olla käytettävissä ilman turhia katkoksia.
Myös palveluntarjoajan jatkuvuudella on merkitystä. Kuka palvelua ylläpitää, miten ongelmatilanteissa toimitaan, ja mitä tapahtuu, jos palveluntarjoaja lopettaa palvelun? Digitaalista palvelua ei kannata arvioida vain sen perusteella, mitä sillä voi tehdä tänään. Myös pitkäaikainen luotettavuus on osa ostopäätöstä.
Mitä kannattaa kysyä ennen digitaalisen palvelun hankkimista?
Ennen palvelun käyttöönottoa yrityksen kannattaa selvittää ainakin nämä asiat:
- Missä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään?
- Ketkä ovat palvelun alikäsittelijöitä?
- Siirretäänkö tietoja EU:n ulkopuolelle, ja millä perusteella?
- Mitä tietoja palvelu kerää ja mihin niitä käytetään?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään?
- Miten tietojen suojaaminen on järjestetty?
- Mitä tiedoille tapahtuu palvelun käytön päättyessä?
- Kuka palvelusta vastaa ja miten ongelmatilanteissa saa apua?
Näihin kysymyksiin ei tarvitse saada monimutkaista teknistä vastausta. Hyvä palveluntarjoaja pystyy kertomaan olennaiset asiat selkeästi ja ymmärrettävästi.
Entä DIGICARD?
Näihin kysymyksiin kannattaa löytää selkeä vastaus jo ennen hankintaa. Siksi kerromme avoimesti, miten me hoidamme asian. DIGICARDissa digitaalisten käyntikorttien sisältämät tiedot säilytetään Suomessa ja Saksassa. Näin tiedät, missä yrityksesi digitaalisten käyntikorttien tiedot säilytetään.
Tietoja käsittelevät ainoastaan oma tiimimme sekä järjestelmän kehityksestä vastaava yhteistyökumppanimme. Emme ulkoista käsittelyä useille eri toimijoille, joten myös alikäsittelijöiden ketju pysyy lyhyenä ja helposti hahmotettavana.
Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin palvelu on käytössä. Kun työntekijä lopettaa yrityksessä, hänen tietonsa poistetaan. Ylläpito, tietojen käsittely ja poisto kuuluvat kokonaisuudessaan vuosimaksuun eivätkä siten jää kenenkään yksittäisen työntekijän vastuulle. Tämä tuo palveluun lisäturvaa: tietojen käsittely tapahtuu aina samalla, standardoidulla tavalla, eikä yksittäisen työntekijän inhimillisiä käsittelyvirheitä pääse syntymään.
Tietoturvasta huolehditaan ISO 27001 -sertifioiduissa konesaleissa, ja palvelun taustalla on kattava kybervakuutus mahdollisten poikkeustilanteiden varalta.
Meille läpinäkyvyys tarkoittaa sitä, että asiakkaan pitää pystyä ymmärtämään, mitä palvelu tekee ja miten sitä ylläpidetään ilman, että asioita tarvitsee kaivaa esiin teknisestä dokumentaatiosta tai arvailla eri palveluiden käyttötarkoituksia.
DIGICARD on palvelu, jonka avulla yritys voi hallita työntekijöidensä digitaalisia käyntikortteja helposti. Samalla pidämme huolen siitä, että palvelun taustalla olevat ratkaisut ovat luotettavia ja yrityksen tiedot käsitellään asianmukaisesti.
Digitaalista palvelua hankittaessa kannattaa siis katsoa muutakin kuin hintaa, ulkonäköä ja ominaisuuksia. Yksi hyvä kysymys kannattaa esittää aina: missä yritykseni tiedot säilytetään ja kuka niitä käsittelee?
Kun tähän kysymykseen saa selkeän vastauksen, on myös helpompi tehdä perusteltu päätös.
Yritykset eri toimialoilta luottavat meihin
- Puhelimitse 050 506 0087
- Sähköpostilla: info@digiapusi.fi
- Viestillä: 0505060087
